Documentación Obligatoria: Elaboración y Conservación
1. Documentación Obligatoria del Empresario
El empresario tiene la obligación legal de elaborar y conservar los siguientes documentos a disposición de la Autoridad Laboral y las Autoridades Sanitarias:
- Plan de prevención de riesgos laborales.
- Evaluación de los riesgos para la seguridad y la salud, que debe incluir los resultados de los controles periódicos de las condiciones de trabajo y de la actividad de los trabajadores.
- Planificación de la actividad preventiva, donde se detallen las medidas de protección y prevención, así como el material de protección a utilizar.
- Práctica de los controles del estado de salud de los trabajadores (vigilancia de la salud) y las conclusiones obtenidas de los mismos.
- Relación de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que hayan causado al trabajador una incapacidad laboral superior a un día de trabajo.
2. Notificaciones y Traslados de Información
- Cese de actividad: En el momento en que la empresa deje de funcionar, debe remitir obligatoriamente toda la documentación mencionada a la Autoridad Laboral.
- Daños a la salud: El empresario está obligado a notificar por escrito a la Autoridad Laboral cualquier daño para la salud de los trabajadores producido con motivo del trabajo, según el procedimiento reglamentario.
- Representantes de los trabajadores: El Plan de Prevención y el resto de documentación deben estar también a disposición de los representantes de los trabajadores.
3. Gestión de Documentación en el Servicio Andaluz de Salud (SAS)
En el ámbito específico del SAS, la responsabilidad documental se distribuye según los siguientes órganos:
- Dirección General de Personal: Es el órgano encargado de elaborar, controlar, revisar y actualizar el Plan de Prevención en todo el ámbito del SAS.
- Unidad de Coordinación de PRL: Responsable de coordinar un sistema regional de información y documentación y de elaborar y aprobar la Memoria Anual del SAS en materia preventiva.
- Unidades de Prevención (UP): Deben llevar un registro de actuaciones y elaborar su propia memoria anual de actividades.
- Servicio de Urgencias: Es el encargado de realizar un registro específico de la asistencia de primeros auxilios y urgencias prestada a los trabajadores.
- Acreditación de EPIs: Las personas empleadas públicas están obligadas a firmar los documentos que acrediten la entrega y recepción de los equipos de protección individual.
4. [OJO/EXCEPCIÓN]: Puntos Críticos
- Registro de Accidentes: Solo es obligatorio incluir en la relación documental aquellos accidentes o enfermedades que generen una incapacidad superior a un día de trabajo; los de duración inferior no forman parte de esta relación obligatoria de cara a la autoridad, aunque existan otros registros internos.
- Confidencialidad: El acceso a la documentación relativa a los controles de salud (información médica) está limitado al personal médico y autoridades sanitarias; al empresario solo se le facilitan las conclusiones sobre la aptitud para el puesto.
Metáfora para el estudio
El aterrizaje final: Si el avión aterriza definitivamente (cese de actividad), esta caja debe entregarse a la torre de control (Autoridad Laboral) para que el historial de seguridad nunca se pierda.
La caja negra: La documentación obligatoria es como la “caja negra” de un hospital.
El registro: No solo registra el plan de vuelo (Plan de Prevención), sino que anota cada turbulencia detectada (Evaluación de riesgos) y cómo se decidió esquivarla (Planificación).