El Archivo de la Historia Clínica y Soportes Admitidos (Art. 14)
1. Obligación de Archivado
- Deber legal: Cada centro sanitario tiene el deber de archivar las historias clínicas de sus pacientes.
- Pilares del archivo: La finalidad principal del sistema de archivo es garantizar tres conceptos fundamentales:
- Seguridad.
- Correcta conservación.
- Recuperación de la información.
2. Soportes Documentales Admitidos
La legislación permite una pluralidad de soportes para el almacenamiento de los datos clínicos, siempre que se garantice su protección.
- Tipos de soporte:
- Papel.
- Audiovisual.
- Informático.
- Cualquier otro soporte técnico adecuado.
- Excepción de originalidad: No existe una obligación legal de conservar los documentos en su soporte original. Son válidos los soportes alternativos (como la digitalización) siempre que se garantice la integridad de la información.
3. Garantías Técnicas y Administrativas
Los centros y las Administraciones sanitarias deben aplicar medidas técnicas y organizativas para evitar la destrucción o pérdida accidental. Es obligatorio garantizar:
- Autenticidad: Asegurar que el contenido es veraz.
- Trazabilidad: Dejar constancia de todos los cambios operados en la historia.
- Reproducción: Garantizar la posibilidad de recuperar la información en el futuro.
4. Gestión Orgánica del Archivo
La responsabilidad sobre la custodia varía según la estructura del centro:
- Unidad de Admisión y Documentación Clínica: Es el órgano encargado de integrar en un solo archivo las historias clínicas en centros con hospitalización o gran volumen de pacientes.
- Dirección del Centro Sanitario: Es la responsable última de la custodia de las historias clínicas.
- Profesionales independientes: Los facultativos que ejerzan de manera individual son los responsables directos de la gestión y custodia de la documentación que generen.
Ayuda a la memorización: “La Metáfora de la Caja Negra”
Imagina que la historia clínica es la Caja Negra de un avión:
- El Soporte: No importa si la caja es de metal, plástico o un disco digital (papel, audiovisual o informático). Lo que importa es que los datos sobrevivan y se puedan leer después (recuperación y conservación).
- El Responsable: El Director de la aerolínea (Dirección del centro) es el responsable legal de la caja, pero el Técnico de Mantenimiento (Unidad de Admisión) es quien tiene que guardarlas todas juntas en un mismo estante (archivo único).
- Clave de Test: El tribunal te preguntará si es obligatorio el soporte papel; tú responde que la “Caja Negra” puede ser cualquier soporte que cumpla los requisitos de seguridad.